首页  档案馆介绍  规章制度  岗位职责  机构设置  服务指南  数字档案馆  精品档案 
规章制度
当前位置: 首页>>规章制度>>正文
档案馆工作规程
2017-02-06 08:43   审核人:

第一章 总 则

第一条 为了加强对学院档案工作的领导,提高档案的管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合学院的实际情况,特制订本规程。

第二条 我院的档案指建校以来学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学院的重要基础工作之一,是学院各项工作的组成部分,是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。因此,不仅学院要把档案工作纳入总体发展规划,各部门也都要加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 学院档案工作由一名院长负责分管,并成立档案工作委员会,主要职责是领导全院档案工作,并对各部门档案工作进行监督、检查。

第五条 我院档案馆为处级建制,是学院教辅机构之一,它既是学院档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供本院档案的科学文化事业机构。

第六条 档案馆的主要职责是:

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、方针、政策。完成上级主管部门下达的有关档案业务工作。

2、负责制定本院档案管理的有关规定、制度和标准,并组织实施,搞好督促检查。

3、实行档案工作集中统一管理,加强档案工作的规范化、标准化建设、提高现代化管理水平。

4、对全院各部门档案工作进行业务指导和技术咨询,负责对兼职档案人员的业务培训。

5、负责接收、整理、分类、统计和保管全院各类档案及有关资料。

6、建立健全各种台帐、卡片,编制必要的检索工具,做好档案管理的原始记录。

7、搞好档案开发利用,积极为学院的教学、科研、管理等各项活动提供服务。

8、严格执行保密制度,做好档案的鉴定和密级调整工作,及时组织对已超过保管或保密期限档案的鉴定工作。

9、维护档案的完整与安全,要做好"八防"工作。即:防高温、防火、防光、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠。

第七条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构,受档案部门和业务主管部门双重领导。

第八条 学院各系、处、部、室必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并视情况配备一名专兼职档案员,负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交等工作。

第三章 档案队伍建设

第九条 学院要根据档案工作的实际情况配备足够的专职档案管理人员。档案专职人员的配备要求有一定的政治素质、业务素质。档案工作人员采取配备与聘任相结合的制度,并保持人员的相对稳定。

第十条 档案工作人员要坚持四项基本原则,认真执行党的方针、政策、保守党和国家的机密,热爱档案事业,兢兢业业,甘于奉献,刻苦钻研业务。

第十一条 我院档案馆属业务部门,工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇按国家有关规定执行。

第四章  经费、库房和设备

第十二条 学院保障档案工作和设备经费的需要。所需经费应列入学院经费预算,单列专款由档案馆统筹安排。各职能部门应配备保存本部门归档文件所需的档案装具等设备。

第十三条 学院遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。

第十四条 学院要有计划地为档案馆配备必要的设备,以逐步实现档案管理现代化,落实档案保护措施。

第五章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十五条 学院应建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十六条 学院各部门应做到各项工作与档案工作实行"四同步"管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收后,有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,有关部门要负责充实、完整。

第十八条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,拟定案卷标题,装订后向学院档案馆移交。档案馆负责指导立卷工作和案卷的质量检查。

第十九条 文件材料的归档范围 

(一)党政档案 

主要包括综合管理、院党委、院行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、统计报表;特别是全局性综合性的文件材料及上级来文中针对学院的指令性、指导性的文件。

(二)教学档案 

主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、教学与实践、学位及毕业生工作、教材、教学管理、教学实践和教学活动中所形成的文件材料,特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

(三)科研档案 

主要包括综合管理、科研申请、阶段性成果、总结鉴定、申报奖励、等活动中形成的文件材料。重点是本院承担的科研项目,特别是研究实验阶段形成的原始材料。

(四)基建档案 

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等文件材料;重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(五)设备档案

主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料,特别是价值在5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机技术文件。

(六)出版档案

主要包括综合管理和本院编辑出版的学报、院报和学术刊物以及出版物的审稿单、样书等,重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。

(七)外事档案

主要包括综合管理材料、本院人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修;学院聘请的外籍专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料;留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

(八)财会档案

主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。

(九)声像档案

主要包括学院在重大活动及教学中形成的具有保存价值的照片、录象、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。

(十)荣誉实物

学院及各部门荣获省、部、国家级奖状、锦旗、奖杯、证书等。

(十一)产品生产与科技开发

主要包括学院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料样品、照片、录象等。

第二十条 归档的文件材料应质地优良、便于长期保存,同时要保证声像清晰,书绘工整、蓝黑墨水书写。禁止用铅笔、复写纸等书写。

第二十一条 归档时间与档案移交手续

(一)归档时间

1、党政部门和能按年度归档的部门,于次年六月底前归档。

2、教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。

3、科研、基建、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月归档。

4、当年财会档案在会计年度终了后,由财务处保管三年,期满后在次年六月底前归档。

(二)档案移交与接收手续

档案馆接收档案时,首先要检查案卷质量,符合要求后,方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点,经查对无误,方可办理登记与签收手续。

第二十二条 凡由院、系、所合作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除了保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送主办单位保存。

第六章 档案的管理

第二十三条 档案馆按照便于保管、方便利用的原则,对档案进行分类、编号和排列,各库房应具有档案资料存放标志。

第二十四条 档案馆要落实档案的保护措施,健全档案的安全保密制度,切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破碎,字迹退色的档案,应进行修复或复制,学院要为档案保护提供必要条件。

第二十五条 档案的鉴定与销毁

1、档案鉴定工作在主管院长领导下,由档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组,负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定,作出处理决定。

2、需要销毁的档案,应造册、报请分管档案工作的领导批准后,方可销毁。未经鉴定和批准,任何单位和个人不能擅自销毁任何档案。

第二十六条 本院各类档案按其价值确定保管期限为永久,长期和短期三种。

1、永久:凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的,对学院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。

2、长期:凡是反映学院一般活动,在较长时间内对本院工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管,保管期限为十六年至五十年左右。

3、短期:凡在短期内本院需要查考利用的档案,列为短期保管,其保管期限为十五年以内。

第二十七条 档案的统计

档案馆要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。

第七章 档案的利用与开放

第二十八条 学院档案按照规定向全院和社会开放档案。

档案开放应遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录和复制;

(二)查、借阅利用档案必须遵守档案馆的有关查、借阅制度,并交纳一定的档案利用保护费。

(三)人事档案工作因有其特殊性,具体管理办法按照1991年4月中组部、国家档案局发布的《干部档案条例》执行。

第二十九条 高校档案馆应设立专门的阅览室,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案馆指南等。

第三十条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案须经档案馆长同意;涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意;涉及干部档案的须经人事部门负责人同意;必要时要报请院领导审查批准。

第三十二条 学院档案馆所保存的档案,主要供本院利用,如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经档案馆馆长或院长同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院领导批准。

第三十三条 学院档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。另外组织人员积极开展档案的编研工作。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十四条 学院档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给以奖励。

第三十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照有关规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

关闭窗口

版权所有:长治医学院档案馆
地址:山西省长治市解放东街161号
邮编:046000